Автоматизация казначейства, бюджетирования и работы
с банком «ВТБ» для АО «Воентелеком»

Внедрили единую систему управления денежными потоками и контроллинга в холдинге, который объединил в себе 18 отдельных компаний. 

О клиенте

«Воентелеком» — специализированная сервисная компания федерального значения. Предоставляет услуги по защите государственной тайны, технической защите информации, занимается обслуживанием и ремонтом военной техники связи.  Также проводит научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы в области информационных и телекоммуникационных технологий для военного и гражданского назначения.

О задаче

Первоначально «Воентелеком» был группой из 18 предприятий, которые затем объединились в холдинг под началом одного юридического лица. Изменение структуры обусловило централизацию всех бизнес-процессов. 

Раньше в каждой компании по-своему вели расчеты и оформляли статьи доходов и затрат. Новому предприятию была нужна единая система казначейства, бюджетирования и контроллинга. Без нее невозможно полноценно управлять денежными потоками, составить бюджет холдинга и контролировать его исполнение, оптимизировать расходы.

Решение

По желанию заказчика для управления блоком мы внедрили программу на базе 1С Бит.Финанс. Затем перенесли туда данные каждой из 18 компаний. В каждой организации расчеты вели по-своему: в 1С, Excel или самописных системах. Из-за этого документы и их структура отличались по формату и наполнению. При переносе мы систематизировали их, привели к единообразию статьи доходов и затрат. Параллельно начали обучать персонал работе с новым ПО.

Самым сложным этапом работы стало создание единого бизнес-процесса. При его проектировании требовалось:

• Учитывать существующие условия и ограничения
• Объединить работу разных сотрудников и систем холдинга. 

Созданная система помогала специалистам финансового блока:

• Планировать и контролировать движение денежных средств;
• Сопоставляет бюджеты;
• Оценивает возможность исполнения финансовых обязательств;

Для удобства и наглядного отражения основных задач мы сделали внутри программы специальный рабочий стол. 

Также мы внедрили ранжирование доступа к бюджетированию по суммам и типам платежей. В зависимости от позиции сотрудника в штатном расписании установлен лимит, в пределах которого заявки на расходование средств проходят автоматическое согласование. Платежи больше установленного лимита требуют обязательного одобрения финансовой службы. 

После того, как новая единая финансовая служба получила все инструменты для работы, мы предложили автоматизировать одну из ее важнейших рутинных задач — отправку платежных документов в банк.  Основной расчетный счет у компании в банке ВТБ. Совместно с его IT-службой мы сделали интеграцию, которая позволила автоматически отправлять на оплату утвержденные и согласованные платежные поручения. 

Результат

Единая финансовая служба холдингу централизованно управляет всеми процессами.

Это позволяет:

• Пресекать необоснованные расходы денежных средств;
• Формировать сбалансированный бюджет, где нет перерасхода и дисбаланса по статьям;
• Поддерживать высокую платежную дисциплину;
• Контролировать денежные потоки и вести планирование.

Кроме того, автоматизация основных рутинных задач снизила нагрузку на персонал и число ошибок в расчетах по вине человеческого фактора.