Автоматизация юридической службы, интеграция 1С и ЭТП «Фабрикант».
Кейс «Воентелеком»

Создали в 1С автоматизированную подсистему для оптимизации работы юридического отдела и управления тендерами холдинга.

О клиенте

«Воентелеком» — специализированная сервисная компания федерального значения. Реализует проекты как по государственному оборонному заказу, так и на коммерческом рынке.  Предоставляет услуги по защите государственной тайны, технической защите информации, занимается обслуживанием и ремонтом военной техники связи. 

Также проводит научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы в области информационных и телекоммуникационных технологий для военного и гражданского назначения.

О задаче

Холдинг «Воентелеком» объединил 18 отдельных предприятий. До этого каждое из них самостоятельно решало вопросы юридического обслуживания. Вся информация была разрозненная, где-то юристов в штате не было вообще. 

Это привело к тому, что:

• Могли остаться неучтенные и неразрешенные юридические споры;
• Нет единой политики по тендерной работе;
• Несистемные, разнородные критерии отбора и проверки подрядчиков несут риски;
• Невозможно спрогнозировать юридическую чистоту решений.

Новой компании нужна была централизованная юридическая служба со специалистами в штате, которая обеспечит:

• Защиту интересов компании и решение споров;
• Единообразие и стандартизацию договорной работы, отбора подрядчиков;
• Системный контроль работы юристов и оценку их эффективности;
• Введение единых параметров тендерной работы в масштабах холдинга. 

Для нужд юридической службы и автоматизации ее рутинных задач мы сделали в 1С специализированную подсистему.

Решение

Мы проанализировали работу подразделения, классифицировали его задачи. После этого внедрили единую систему в 1С с рабочими столами для каждого блока. Их наполнение мы разработали и реализовали самостоятельно.
Функционал рабочих столов позволяет:

• Автоматизировать формирование договоров по единым стандартам;
• Направлять их на согласование, контролировать его этапы и сроки;
• Систематизировать всю информацию по юридическим спорам.

Отдельной задачей стала оптимизация управления тендерами. Компания использует ЭТП «Фабрикант». Юристы вручную загружали туда все данные, отслеживали статус закупки, подводили итоги. В масштабах холдинга это трудоемкий и ресурсозатратный процесс. Чтобы его автоматизировать, мы внедрили в подсистему 1С отдельный рабочий стол и настроили обмен данными с «Фабрикантом». Эту задачу решили совместно с IT-отделом тендерной площадки.

Интеграция 1С и ЭТП «Фабрикант» обеспечила комплексную автоматизацию всех этапов тендера: 

• Формирование корректных лотов без ошибок в документации, связанных с человеческим фактором;
• Мониторинг статуса закупки;
• Подведение итогов и выбор победителя, его автоматическое оповещение. 

Результат

Юридическая служба получила функциональный рабочий инструмент. 

Эффект от внедрения:

• Ускорение процессов;
• Снижение числа ошибок в документации;
• Контроль соблюдения сроков договоров, лицензий;
• Оптимизация нагрузки на персонал благодаря отказу от ручного труда;
• Централизованный учет данных по направлению;
• Автоматизация тендеров.

Прозрачная, структурированная работа подразделения снижает риски и издержки, а также укрепляет статус компании как добросовестного участника рынка.