Чат-бот в Telegram для согласования заявок на оплату из 1С: Управление холдингом. Кейс Российского экологического оператора

Компания хотела внедрить механизм удаленного согласования финансовой документации, без присутствия ответственного сотрудника на рабочем месте. Мы помогли настроить процесс через чат-бот в Telegram.

Кейс полезен организациям, которые хотят ускорить бизнес-процессы, завязанные на документообороте. 

О клиенте

Российский экологический оператор (РЭО), государственная компания, которая реализует проекты в области обращения с ТКО. Развивает и совершенствует систему переработки вторсырья для изготовления новой продукции и получения энергии. Участвует в национальных проектах «Экология» и «Экономика замкнутого цикла».

О задаче

В компании работало типовое согласование документа «Заявка на оплату» внутри конфигурации 1С: Управление холдингом. Взаимодействие с программной требовало физического присутствия руководителя на рабочем месте. Однако топ-менеджмент часто бывает на выездных заседаниях, в командировках и т.п. 

В результате сроки согласования затягивались. Зависимость от рабочего места и ПО создавала неудобства и для финансовой службы, и для руководителей, ответственных за согласование оплат. Тогда в компании решили внедрить чат-бот в мессенджере Telegram, который позволит удаленно работать с заявками через смартфон, минуя 1С.

Решение

Мы доработали типовой функционал работы с чат-ботом с учетом задач клиента. Когда пользователь создает «Заявку на оплату» и отправляет ее на согласование в 1С, согласующие лица получают ее в Telegram. 

Там отражается:

• Создатель заявки, ее название и номер;
• Сумма с НДС и без;
• Назначение платежа.

Если в заявке есть вложение или печатная форма, можно запросить их в мессенджере для ознакомления. 

Типовой функционал предусматривает последовательное согласование, а мы дополнительно внедрили параллельный порядок.

Всего в процессе участвует три топ-менеджера. Через бот каждый из них может:

• Согласовать заявку;
• Отправить заявку на доработку;
• Добавить комментарий, почему заявка отклонена. 

Все действия, которые совершаются в чат-боте, отражаются в 1С благодаря регламентному заданию на обмен:

• Если заявка не прошла согласование, ее инициатор получает об этом уведомление в 1С в специальной рабочей области «Согласование и оповещение». 
• Если заявка согласована, в 1С:ERP УХ меняется ее статус. 

Результат

Доработка помогла оптимизировать бизнес-процессы и ускорить принятие управленческих решений. Согласование заявок происходит быстрее, соответственно, операционные процессы тоже ускорились.

В перспективе чат-бот будет доработан под уточненные требования клиента, которые появились в процессе эксплуатации реальными пользователями.