Настройка стандартной конфигурации 1С: УНФ, автоматизация продаж, оптимизация закупок. Комплексное решение задач магазина одежды

Некорректные настройки стандартной конфигурации 1С «из коробки» привели к проблемам с товароучетом и бухгалтерией. Синхронизация баз отсутствовала, многие рутинные процедуры менеджеры выполняли вручную. Это далеко не полный перечень решенных проблем, мешавших развитию бизнеса.

Кейс полезен магазинам одежды, аксессуаров и украшений, которые с ростом объемов продаж и производства хотят видеть больше метрик и автоматизировать больше процессов.

Программное решение 1С: УНФ 

Розничная торговля 

О клиенте 

Магазин продает брендовую женскую одежду, а также вещи собственного производства через сайт с доставкой по всей России и в розничных оффлайн-магазинах. 

Когда оборот продаж вырос, оказалось, что существующие настройки 1С не только не удовлетворяют потребности бизнеса, но также создают трудности в управлении и провоцируют риски нарушения законодательства. Поэтому операционный директор магазина, по рекомендации коллег из проектов 12 Storeez, Belle you и All We Need, обратилась к нам для решения проблем.

С какими проблемами столкнулся клиент 

Некорректная работа 1С

В компании использовали типовые облачные версии 1С: Бухгалтерия и 1С: Управление нашей фирмой (УНФ) с функцией ордерного склада, которые были синхронизированы.
Со временем в работе системы возникли проблемы:

• Некорректное отображение остатков. Это затруднило бухгалтерский и управленческий учет, а также планирование закупок товаров, сырья и материалов. 
• Активная функция ордерного склада. Такая схема учета товаров оказалась слишком сложной и провоцировала ошибки, но отключить ее было нельзя. 

В итоге в работе компании возник беспорядок. Синхронизацию  1С: Бухгалтерия и 1С:УНФ пришлось отключить. Бухгалтер вел учет в 1С на своем компьютере и сверял с данными на сервере 1С, а они не совпадали. Отдел продаж не понимал, как анализировать работу, не видел реальные остатки товара в розничных магазинах, не мог оценивать ликвидность позиций и прогнозировать спрос.  

В компании пытались самостоятельно разобраться с ситуацией, провели две инвентаризации, но проблемы с отображением остатков каждый раз возникали вновь. 

Продажи в ручном режиме

В розничных магазинах использовали POS-терминалы, «умные кассы»,  которые не синхронизировались с 1С. Их товарная база наполнялась вручную, что отнимало много времени, а информация  в ней не всегда соответствовала реальности. В результате кассовая программа иногда не давала провести покупку, т.к. товара не было в базе, несмотря на фактическое наличие. Это негативно влияло на качество сервиса и вызывало недовольство клиентов.

Также POS-терминалы не подходили для куьерской доставки товаров, заказанных в интернет-магазине, т.к. технически не позволяли выдать фискальный чек клиенту сразу после передачи покупки. Такие операции вручную оформляли продавцы в розничном магазине. 

Помимо этого, руководителю не хватало информации для установки KPI продавцам, потому что в 1С данные о продажах не передавались, нельзя было оценить состав каждой проведенной покупки.

Ключевые задачи, поставленные изначально

• Восстановить корректное отображение остатков в 1С;
• Найти техническое решение для розничных магазинов и курьерской доставки.

Решение

Мы провели предпроектное обследование, изучили работу и существующие настройки 1С, оценили состояние базы, проанализировали потребности клиента.  Благодаря этому удалось подобрать оптимальные решения поставленных задач.  

Настроили корректное отображение остатков в 1С

С этой задачей работали поэтапно:

1. Отключили функцию ордерного склада. Она оказалась излишней и привела к появлению проблемы. Работники компании не до конца понимали, как правильно ею пользоваться, допускали ошибки. Можно было провести обучение, но, поскольку клиенту подходит простой складской учет, отключить функцию ордерного склада стало самым эффективным решением. 
2. Провели инвентаризацию и показали, как это должно работать.
3. Выровняли остатки, которые теперь всегда корректны отображены.
4. Написали инструкции по работе с 1С и исправлению ошибок для сотрудников склада и программиста.

Для повышения эффективности работы и предотвращения ошибок в будущем:

• Скорректировали номенклатуру (наименования товарных позиций). Например, одна модель пальто разных цветов и размеров проходила как разные позиции. Мы переработали структуру справочника (списка товаров), переоформили остатки. Это сократило размер базы, упростило работу с ней.
• Добавили автоматическую загрузку цен на все позиции при продаже. Раньше сотрудники делали это вручную и допускали ошибки. 
• Восстановили синхронизацию 1С: Бухгалтерия и 1С: УНФ. Автоматическая отчетность избавила бухгалтера от ручной обработки данных и свела к минимуму риск возникновения ошибок.

Готовитесь к внедрению 1С? Узнайте, как успешно провести интеграцию, чтобы сотрудники не саботировали нововведение. Скачайте практическое руководство в нашем телеграм-канале!

 

Нашли альтернативу POS-терминалам для курьерской доставки и розничных продаж 

Первоначально искали решение для оформления покупок с доставкой, которое:

• отразит передачу товара курьером покупателю;
• решит проблему отсутствия обязательной фискализации оплат.

У клиента был запрос на интеграцию «умной кассы» с 1C, но доработка существующей системы оказалась малоэффективной и очень дорогой, а готового решения не было. 

Мы предложили использовать бесплатное приложение «1С: Мобильная касса», которое поддерживает синхронизацию с 1С: Бухгалтерия, 1С: УНФ и другими продуктами.
Благодаря этому: 

• курьер после передачи товара смог пробить чек, который клиент получил на электронную почту;
• руководитель отдела продаж увидел статистику по доставке: статус заказа, стоимость, тип оплаты, время доставки и пр. 

Кроме того, приложение «1С: Мобильная касса» стали использовать и в розничных магазинах вместо POS-терминалов. Благодаря этому вся информация о продажах поступает в 1С, а мы собрали в один отчет данные (сумма, количество позиций в чеке) по каждому продавцу для формирования KPI. Для удобства руководителя отдела продаж оформили их в форме дашбордов. 

Какие еще задачи решили 

Во время работы над проектом мы выявили еще несколько проблем, которые предложили исправить, а клиент также поставил несколько дополнительных задач. 

Интегрировали сайт с 1С 

Когда проблемы с работой 1С устранили, клиент попросил интегрировать систему с CMS сайта. Изначально актуальные цены и данные по наличию товара в интернет-магазине сотрудники вносили туда вручную. Также вручную менеджеры оформляли документы на товары, заказанные через сайт. Все это отнимало много времени и провоцировало ошибки.

Эту задачу решили через функционал обмена с сайтом, который есть в 1С:УНФ. После тестовой настройки на копии сайта сделали рабочую интеграцию и провели обучение сотрудников.

Трудным с точки зрения технической реализации стало внедрение автоматического оформления документов на заказы товара через сайт, которое до этого происходило в ручном режиме. Мы долго настраивали синхронизацию, но в итоге внедрили доработку на автоматическое создание документов по цепочке: принятие оплаты и отгрузка товара. Это упрощает работу, особенно в период распродаж.

Наладили работу с системой маркировки товаров

По закону одежда подлежит обязательной маркировке, но клиент не до конца разобрался с тонкостями работы в системе «Честный знак», за что рисковал получить штраф. 

Что сделали:

• Зарегистрировали клиента в системе формирования интернациональных штрихкодов GS1 Rus и настроили с ней интеграцию;
• Настроили интеграцию с 1С: Честный знак и автоматизировали процесс выпуска кодов маркировки;
• Помогли подобрать необходимое оборудование (специальный принтер маркировок, считыватель кодов);
• Обучили товароведа работе с системой.

Оптимизировали закупку производственных материалов 

Для формирования плана производства продукции в компании использовали ресурсную спецификацию. Каждый такой документ содержит перечень всех ресурсов, необходимых для выпуска конкретного вида продукции, включая материалы. Чтобы выпустить тот или иной продукт, необходимо указывать конкретную спецификацию, а их у клиента было очень много, на каждую позицию.

Для повышения эффективности процесса мы настроили параметрическую спецификацию на основании формул.
Что изменилось:

• Теперь можно указать количество нужного материала сразу для нескольких позиций;
• Подбор нужного материала для каждого вида продукции происходит автоматически;
• Не нужно искать спецификацию. Достаточно выбрать позицию, все данные система подставит автоматически.

Какие результаты получил клиент

Бизнес растет

Прозрачная и удобная система управления дает полное понимание ситуации, позволяет анализировать показатели, вести планирование и находить точки роста. За счет автоматизации процессов сотрудники не тратят время на операционную работу в ручном режиме и решают более важные задачи. 

Компания избежала рисков

Автоматическая бухгалтерская отчетность исключила ошибки. Оформление удаленных покупок и маркировка товара приведены в соответствие с законодательством, штрафы больше не грозят.

Себестоимость продукции стала ниже

Автоматизации закупок производственных материалов привела к ускорению процесса и снижению затрат, себестоимость продукции стала более выгодной. 

Лояльность покупателей выросла

При продажах в розничных магазинах больше не возникают ошибки с проведением покупок, стал доступен прием безналичных платежей курьером. Это повысило уровень клиентского сервиса и лояльность покупателей.

Итоги и выводы

Проблемы клиента возникли, т.к. с самого начала настройка типовой конфигурации 1С: УНФ  не соответствовала потребностям и задачам. В данном случае критерии работы компании изучили недостаточно, поэтому внедренная конфигурация практически сразу создала трудности. 

Решив все задачи в рамках проекта, мы продолжаем поддержку клиента. Если раньше мы давали рекомендации о том, что можно улучшить, то сейчас все задачи генерирует клиент. Сотрудники обучены, работают по инструкциям, а к нам обращаются в ситуациях, которые в компании не могут решить самостоятельно.

Если вы впервые подключаете 1С и не знаете, какая конфигурация вам нужна, обращайтесь в Бином.
Проконсультируем, интегрируем и настроим с учетом особенностей ваших бизнес-процессов.