Некорректные настройки стандартной конфигурации 1С «из коробки» привели к проблемам с товароучетом и бухгалтерией. Синхронизация баз отсутствовала, многие рутинные процедуры менеджеры выполняли вручную. Это далеко не полный перечень решенных проблем, мешавших развитию бизнеса.
Кейс полезен магазинам одежды, аксессуаров и украшений, которые с ростом объемов продаж и производства хотят видеть больше метрик и автоматизировать больше процессов.
Программное решение 1С: УНФ
О клиенте
Магазин продает брендовую женскую одежду, а также вещи собственного производства через сайт с доставкой по всей России и в розничных оффлайн-магазинах.
Когда оборот продаж вырос, оказалось, что существующие настройки 1С не только не удовлетворяют потребности бизнеса, но также создают трудности в управлении и провоцируют риски нарушения законодательства. Поэтому операционный директор магазина, по рекомендации коллег из проектов 12 Storeez, Belle you и All We Need, обратилась к нам для решения проблем.
В итоге в работе компании возник беспорядок. Синхронизацию 1С: Бухгалтерия и 1С:УНФ пришлось отключить. Бухгалтер вел учет в 1С на своем компьютере и сверял с данными на сервере 1С, а они не совпадали. Отдел продаж не понимал, как анализировать работу, не видел реальные остатки товара в розничных магазинах, не мог оценивать ликвидность позиций и прогнозировать спрос.
В компании пытались самостоятельно разобраться с ситуацией, провели две инвентаризации, но проблемы с отображением остатков каждый раз возникали вновь.
В розничных магазинах использовали POS-терминалы, «умные кассы», которые не синхронизировались с 1С. Их товарная база наполнялась вручную, что отнимало много времени, а информация в ней не всегда соответствовала реальности. В результате кассовая программа иногда не давала провести покупку, т.к. товара не было в базе, несмотря на фактическое наличие. Это негативно влияло на качество сервиса и вызывало недовольство клиентов.
Также POS-терминалы не подходили для куьерской доставки товаров, заказанных в интернет-магазине, т.к. технически не позволяли выдать фискальный чек клиенту сразу после передачи покупки. Такие операции вручную оформляли продавцы в розничном магазине.
Помимо этого, руководителю не хватало информации для установки KPI продавцам, потому что в 1С данные о продажах не передавались, нельзя было оценить состав каждой проведенной покупки.
Мы провели предпроектное обследование, изучили работу и существующие настройки 1С, оценили состояние базы, проанализировали потребности клиента. Благодаря этому удалось подобрать оптимальные решения поставленных задач.
С этой задачей работали поэтапно:
Для повышения эффективности работы и предотвращения ошибок в будущем:
Готовитесь к внедрению нового ПО? Узнайте, как провести интеграцию так, чтобы работники не саботировали нововведениеСкачивайте практическое руководство в нашем телеграм-канале!
Первоначально искали решение для оформления покупок с доставкой, которое:
У клиента был запрос на интеграцию «умной кассы» с 1C, но доработка существующей системы оказалась малоэффективной и очень дорогой, а готового решения не было.
Мы предложили использовать бесплатное приложение «1С: Мобильная касса», которое поддерживает синхронизацию с 1С: Бухгалтерия, 1С: УНФ и другими продуктами.
Благодаря этому:
Кроме того, приложение «1С: Мобильная касса» стали использовать и в розничных магазинах вместо POS-терминалов. Благодаря этому вся информация о продажах поступает в 1С, а мы собрали в один отчет данные (сумма, количество позиций в чеке) по каждому продавцу для формирования KPI. Для удобства руководителя отдела продаж оформили их в форме дашбордов.
Во время работы над проектом мы выявили еще несколько проблем, которые предложили исправить, а клиент также поставил несколько дополнительных задач.
Когда проблемы с работой 1С устранили, клиент попросил интегрировать систему с CMS сайта. Изначально актуальные цены и данные по наличию товара в интернет-магазине сотрудники вносили туда вручную. Также вручную менеджеры оформляли документы на товары, заказанные через сайт. Все это отнимало много времени и провоцировало ошибки.
Эту задачу решили через функционал обмена с сайтом, который есть в 1С:УНФ. После тестовой настройки на копии сайта сделали рабочую интеграцию и провели обучение сотрудников.
Трудным с точки зрения технической реализации стало внедрение автоматического оформления документов на заказы товара через сайт, которое до этого происходило в ручном режиме. Мы долго настраивали синхронизацию, но в итоге внедрили доработку на автоматическое создание документов по цепочке: принятие оплаты и отгрузка товара. Это упрощает работу, особенно в период распродаж.
Наладили работу с системой маркировки товаров
По закону одежда подлежит обязательной маркировке, но клиент не до конца разобрался с тонкостями работы в системе «Честный знак», за что рисковал получить штраф.
Что сделали:
Для формирования плана производства продукции в компании использовали ресурсную спецификацию. Каждый такой документ содержит перечень всех ресурсов, необходимых для выпуска конкретного вида продукции, включая материалы. Чтобы выпустить тот или иной продукт, необходимо указывать конкретную спецификацию, а их у клиента было очень много, на каждую позицию.
Для повышения эффективности процесса мы настроили параметрическую спецификацию на основании формул.
Что изменилось:
Бизнес растет
Прозрачная и удобная система управления дает полное понимание ситуации, позволяет анализировать показатели, вести планирование и находить точки роста. За счет автоматизации процессов сотрудники не тратят время на операционную работу в ручном режиме и решают более важные задачи.
Компания избежала рисков
Автоматическая бухгалтерская отчетность исключила ошибки. Оформление удаленных покупок и маркировка товара приведены в соответствие с законодательством, штрафы больше не грозят.
Себестоимость продукции стала ниже
Автоматизации закупок производственных материалов привела к ускорению процесса и снижению затрат, себестоимость продукции стала более выгодной.
Лояльность покупателей выросла
При продажах в розничных магазинах больше не возникают ошибки с проведением покупок, стал доступен прием безналичных платежей курьером. Это повысило уровень клиентского сервиса и лояльность покупателей.
Проблемы клиента возникли, т.к. с самого начала настройка типовой конфигурации 1С: УНФ не соответствовала потребностям и задачам. В данном случае критерии работы компании изучили недостаточно, поэтому внедренная конфигурация практически сразу создала трудности.
Решив все задачи в рамках проекта, мы продолжаем поддержку клиента. Если раньше мы давали рекомендации о том, что можно улучшить, то сейчас все задачи генерирует клиент. Сотрудники обучены, работают по инструкциям, а к нам обращаются в ситуациях, которые в компании не могут решить самостоятельно.
Если вы впервые подключаете 1С и не знаете, какая конфигурация вам нужна, обращайтесь в Бином.
Проконсультируем, интегрируем и настроим с учетом особенностей ваших бизнес-процессов.
Остались вопросы?
