Руководство интеграциями требует одновременно организационных навыков и понимания технических моментов. Это сложный процесс, тонкостям которого посвящены учебные курсы и профессиональная литература.
Далеко не всегда такие задачи со стороны заказчика курирует внутренний эксперт. Руководитель отдела внедрения 1С или другой специалист аналогичного уровня, как правило, есть только в крупных компаниях с собственной ИТ-службой. В организациях меньшего масштаба ответственным лицом будет менеджер среднего звена. В небольшом бизнесе ‒ сам собственник или сотрудник, который будет использовать новое ПО.
Несмотря на разный уровень знаний и практического опыта, в проектной работе есть моменты, которые создают одинаковые сложности для всех управленцев. Это выбор поставщика услуг и его контроль. Про них и расскажем в этой статье.
В статье «План и этапы внедрения 1С» мы разобрали методологию процесса и его технические аспекты с позиции интегратора.
Руководитель проекта со стороны заказчика (РПЗ) должен параллельно решать смежные задачи:
Планирование. Подразумевает постановку целей и сроков. Понимая, когда и какой нужен результат, можно задать нужный темп и распределить ресурсы.
Оценка рисков. Нужно заранее определить вероятные проблемы и принять меры для их устранения или минимизации.
Финансовая оценка. Итоговый бюджет можно составить только вместе с интегратором, опираясь на детальный план работ. Предварительный расчет нужен для анализа их целесообразности.
Бюджетирование. Первоначально нужно согласовать вложения с руководством компании. Затем внести в финансовый план по месяцам. Это гарантирует бесперебойную оплаты услуг подрядчика. В противном случае возможны простои.
Формирование команды. Решение комплексных задач происходит силами рабочей группы. Сотрудники с необходимыми компетенциями контролируют все участки работ. При этом сам РПЗ должен быть лидером, который лично заинтересован в его успешной реализации, понимает ценность происходящих перемен и способен донести их значимость до остальных членов команды.
Выбор подрядчика. Некомпетентность исполнителя чревата убытками и тратой времени. Поэтому важно сформулировать четкие критерии соответствия. Например, релевантные кейсы в портфолио, подтвержденные отзывы и рекомендации, отраслевая экспертиза и т.п.. Это минимизирует риски.
Аудит бизнес-процессов. Анализ существующих организационных процедур нужен для их дальнейшей оптимизации. Его можно выполнить самостоятельно, либо делегировать интегратору.
Контроль выполнения. Рабочая группа во главе с куратором составляет список требований к системе, обозначает приоритеты, формирует стандарты и критерии успешного завершения каждого блока. Соответствие качества работы установленным параметрам проверяют на регулярных тестированиях.
Поддержка проекта. Интеграции, особенно сложные, занимают определенное время. Поэтому РПЗ должен регулярно общаться с руководством компании и заинтересованными сторонами, обсуждать текущую ситуацию, прогресс и сложности, собирать обратную связь. Это укрепит понимание ценности проводимой работы.
Подготовка персонала к работе с новым ПО. Включает обучение сотрудников, отработку возражений, создание техподдержки. У нас есть практическое руководство по предотвращению саботажа нововведений и чек-лист, который систематизирует управление внедрением 1С на каждом этапе. Скачать эти полезные материалы можно в нашем телеграм-канале.
Оценивать компетентность потенциального исполнителя и его понимание бизнес-задач стоит на личной встрече. Задействуйте в ней ключевых пользователей будущей системы. Они представят исходные данные и предметно формулируют ожидания. Итогом такого общения станет примерный план внедрения 1С, который учитывает потребности компании, и персонализированный расчет его стоимости.
Иногда интеграторы на первом этапе направляют анкету для внедрения 1С ‒ опросник, который уточняет и систематизирует информацию. Заполнить его быстрее, чем организовать встречу, но один стандартный документ не охватит все аспекты и нюансы.
Нередко выбор исполнителя продиктован стоимостью услуг. Однако не стоит опираться исключительно на цифры в коммерческом предложении.
Цена проекта зависит от:
Дискуссионный момент: проводить ли расчеты, опираясь на ставку часа? Если предстоит большой многоступенчатый проект, то нет. Общая стоимость зависит от сложности, срочности, трудоемкости и т.д.. В итоге фактическая цена часа будет отличаться от заявленной в КП в большую или меньшую сторону.
Поэтому лучше ориентироваться не только на цену, но и на другие другие критерии соответствия. В их числе:
Также важно понять нацеленность подрядчика на результат. Исполнитель, заинтересованный в качестве, обязательно проводит предпроектное обследование. Как правило, оно включает:
Эта подготовка формирует базу для цельного и детального технического задания.
Еще один аргумент в пользу потенциального подрядчика ‒ техническое сопровождение созданной системы. Сразу уточняйте, предусмотрена ли техподдержка пользователей, обслуживание и обновление системы.
Установите для проекта в целом и для каждого этапа отдельно:
Эффективно управлять процессом помогут:
У заказчика должно быть открытое и оперативное взаимодействие с командой подрядчика. Для каждой встречи желательно заранее формировать повестку, готовить перечень вопросов. Тогда общение будет более результативным.
Также важно регулярно собирать обратную связь от сотрудников об удовлетворенности сотрудничеством, чтобы найти и устранить триггеры.
Результат не будет соответствовать ожиданиям, если не зафиксировать все параметры оказания услуг. Типовые соглашения обычно содержат одинаковые разделы. В случае внедрения программного обеспечения результат работ ‒ это интеллектуальный продукт, единая информационная система для управления бизнес-процессами компании. Поэтому стандартные договоры не подойдут. Положения должны содержать:
Ключевые моменты:
Предмет договора. Укажите конфигурацию и тип лицензирования, а также все специфические требования или дополнительные функции.
Ответственность сторон. Установите санкции для каждой стороны за неисполнение или ненадлежащее исполнение условий договора, а также определите порядок возмещения связанных с этим убытков.
Качество работ и приемка. Зафиксируйте критерии функциональности и процедуру приемки работ. Опишите тестирования системы, действий при обнаружении ошибок.
Гарантии. Закрепите условия и сроки устранения интегратором недоработок и ошибок в системе, которые обнаружены во время эксплуатации.
Конфиденциальность. Этот пункт необходим, чтобы защитить коммерческую тайну и личные данные, к которым разработчик получит доступ. Распространите положения на все сведения, которыми могут обмениваться стороны. Обязательно зафиксируйте ответственность за нарушение неприкосновенности информации.
Стоимость и порядок оплаты. Кроме базовых вещей нужно уточнить, в каких обстоятельствах возможны дополнительные расходы и как они будут покрыты. Это предотвратит спорные ситуации и непредусмотренные переплаты.
Техподдержка. Опишите продолжительность и способы сопровождение готовой системы. Укажите приоритетность задач и сроки реакции на заявки пользователей. В некоторых случаях целесообразно заключить отдельный договор техподдержки по SLA.
Техническое задание (ТЗ) ‒ важнейший документ, который напрямую влияет на конечный результат. Как правило, базируется на результатах предпроектного обследования.
В нем описано:
Среди заказчиков распространено мнение, что готовить ТЗ нужно самостоятельно. Это не так. Документ содержит описание бизнес-процессов, информацию для разработчика по НСИ и справочникам, типам данных и т.д. Человек без специальных знаний не сможет грамотно его составить. Поэтому техническое задание на внедрение 1С готовит только эксперт со стороны интегратора, например, аналитик.
Техническое задание часто путают с перечнем технических требований. Как раз его может составить заказчик. Документ содержит список функций будущей системы. Например, отделу продаж не хватает каких-то отчетов, производству ‒ инструментов планирования и т.п.
Если сравнивать, сколько стоит внедрение 1С: ERP и, например, более простой конфигурации «Управление нашей фирмой», разница будет кратная. Цена зависит от многих факторов, но всегда включает одни и те же базовые статьи расходов.
В их числе:
В некоторых случаях еще одной статьей расходов становится кастомизация. Она нужна, если типовая конфигурация не совсем соответствует требованиям бизнеса. Статья про виды доработок 1С и их преимущества, которая поможет разобраться в этой теме.
Рассчитать итоговую стоимость всего проекта сможет только исполнитель работ. При бюджетировании желательно добавить к ней 15-20% на случай непредвиденных затрат. Предотвратить необоснованный перерасход средств поможет регулярная сверка фактических и запланированных затрат.
Продолжительность реализации проекта зависит от его сложности. Иногда процесс занимает более года. План-график внедрения 1С формируется еще на подготовительном этапе.
С позиции заказчика важно предусмотреть:
Чем сложнее система, которую предстоит создать, тем больше рисков. Их значимость растет пропорционально масштабам реорганизации бизнес-процессов.
Можно выделить общие негативные факторы:
Нет четкой цели. Без понимания, какие нужны перемены и зачем, нельзя сделать учетную систему, которая будет решать бизнес-задачи. Кроме того, собственные сотрудники, вовлеченные в разработку, могут формально к ней относиться, потому что не понимают всю значимость.
Что делать? Сформулируйте цель, понятную всему персоналу, особенно участникам рабочей группы. Также она должна соответствовать критериям SMART: конкретная, измеримая, реалистичная, релевантная, с установленными срокам достижения.
В компании все должны знать, для чего нужна 1С.
Нереалистичная оценка бюджета и сроков. Если окажется, что нет финансовых и человеческих ресурсов, а времени не хватает, начнутся ошибки и задержки.
Что делать? Провести предварительный анализ требований, выполнить оценку проектных рисков, создать детализированный план работ совместно с подрядчиком.
Саботаж нововведений персоналом. Сотрудники могут не принимать новую систему из-за страха перед изменениями или недостатка информации, потому что не понимают, чем обусловлены перемены. Практически всегда такое отношение снижает операционную эффективность работы и приводит к убыткам.
Что делать? Презентовать проект сотрудникам, рассказать о его достоинствах, ввести в курс дела. Провести обучение и наладить сбор обратной связи от коллектива. О том, как избежать саботажа нововведений, мы подробно рассказывали на тематическом вебинаре.
Фундаментальные риски, которые сведут на нет все возможные плюсы ‒ выбор неподходящего ПО и найм некомпетентного или недобросовестного исполнителя. Эти факторы зачастую связаны, поэтому тщательно выбирайте компанию-франчайзи и разработчиков.
За 14 лет работы мы реализовали более 250 проектов и знаем, как эффективно автоматизировать бизнес. Записывайтесь к нам на бесплатную консультацию по внедрению 1С, чтобы предметно обсудить ваши задачи.
Остались вопросы?
