Многие компании переходят на цифровой формат документооборота с контрагентами, поскольку это экономически выгодное и практичное решение. В связи с этим выбор инструментов для автоматизации работы с внешней документацией становится все шире. В статье рассмотрим электронный документооборот в 1С.
Содержание:
Электронный документооборот (ЭДО) – это система на базе специализированного программного обеспечения, предназначенная для цифровизации всего цикла документационного взаимодействия компаний друг с другом.
Преимущества внедрения:
Для обмена электронными документами с контрагентами в 1С предусмотрен сервис 1С-ЭДО.
Это полноценный функциональный блок для ведения электронного документооборота в организации: обмена счетами, актами, корректировками, УПД и другими документами с контрагентами напрямую из 1С через интернет.
Сервис доступен как встроенное решение владельцам различных, в том числе базовых конфигураций 1С: Предприятие, например, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот КОРП или ERP.
Подключение, регистрация неограниченного числа организаций у одного или нескольких провайдеров ЭДО, а также получение входящих документов бесплатны.
Взаимодействие через провайдеров услуг электронного документооборота, которые поддерживают технологию 1С-ЭДО, происходит автоматически, в остальных случаях нужна настройка роуминга. Он также предоставляется без оплаты.
Важно, что сервис не требует дополнительной покупки и установки, т.к. это не программа 1С, а опция для осуществления ЭДО. Однако, поскольку верификацию и юридическую значимость файлов обеспечивает применение электронной подписи, для шифрования нужны средства криптографической защиты информации (СКЗИ).
Соответственно, потребуется установить на компьютер криптопровайдер, работающий с электронной подписью, а при пользовании облачными версиями 1С — расширение для браузера с аналогичным функционалом.
Для работы с сервисом договор на ИТС не обязателен. Стать абонентом 1С-ЭДО может любой легальный пользователь программ семейства 1С: Предприятие, зарегистрированный в личном кабинете на Портале ИТС. В этом случае бесплатно можно отправить 5 комплектов документации в месяц.
Пользователи СтартЭДО, ИТС Техно и Проф получают больший объем бесплатного исходящего трафика документов ежемесячно – от 20 до 100 комплектов.
Сервис 1С-ЭДО предназначен для ведения внешнего электронного документооборота напрямую из 1С, обеспечивает защищенный файлообмен с контрагентами. Чтобы начать с ним работу, нужно подключиться к провайдеру услуг электронного документооборота и настроить параметры работы, указав учетные данные, сертификаты электронной подписи и т.д. Также необходимо пригласить контрагентов к обмену документами через учетную систему.
Алгоритм создания исходящего документа:
Входящие электронные документы поступают по команде «Отправить и получить», которую нужно выполнить в форме «Текущие дела ЭДО». Поле этого происходит валидация и проверка электронной подписи, а затем – загрузка в 1С в соответствующую папку и обработка в обычном режиме.
Все операции внешнего документооборота и их статусы отражаются в списке «Архив ЭДО», по которому также можно выполнять поиск.
Преимущества 1С-ЭДО по сравнению с аналогичными сервисами:
Отметим, что систему электронного документооборота нужно выбирать с учетом размера компании, организационной структуры и потребностей бизнеса.
Остались вопросы?
