Бюджетирование в 1С: механизм работы и этапы внедрения в компаниях

Укрепление финансовой дисциплины, контроль денежных потоков, анализ результатов работы – без этого невозможно достижение стратегических целей. Подсистема бюджетирования помогает решать эти задачи менеджмента предприятия. 

В статье рассмотрим использование программных продуктов 1С для управления бюджетом и оптимизации операционных процессов. 

Основные функции программ 1C для учета финансов

Отлаженный механизм фиксации действий с капиталами и оборотными средствами – залог сохранения ликвидности. Автоматизация обеспечивает системное управление ресурсами. 

Переход на 1С обеспечивает:

• Сдачу отчетности – налоговой, бухгалтерской и другой, в том числе по МФСО;
• Контроль денежных потоков – учет трат и доходов, дебиторской и кредиторской задолженности, расчеты с контрагентами и поставщиками;
• Анализ и прогнозирование – оценка плановых и фактических метрик, разработка корректирующих мер.
• Казначейство – управление материальными активами и денежными средствами, лимитами;
• Бюджетирование – разработка финансовых планов, мониторинг и проверка их исполнения.

Ранее мы подробно писали о возможностях блока казначейства, а эта статья посвящена комплексной автоматизации бюджетирования.

Как работает бюджетирование в 1С

Бюджетирование в 1С – это адаптивная подсистема с гибким функционалом. Оптимизирует экономическое направление управленческого учета. Консолидирует в себе сведения из других источников программы.

Бюджет в 1С – это инструмент планирования на операционном, тактическом и  стратегическом уровнях. Предназначен для контроля трат и доходов, моделирования финансового состояния и результатов деятельности.

В основе – четыре вида форм:

• Основные, или мастер-бюджеты: отражают доходы и расход, движение средств, прогнозный баланс;
• Операционные, или функциональные: план продаж, производства и т. д. Служат базой для составления мастер-бюджетов;
• Вспомогательные: прогноз капитальных вложений, налогообложения;
• Дополнительные, или специальные: распределение прибыли, ведение отдельных проектов.

В целом подсистема имеет составляющие:
Бюджетная модель – свод функциональных и мастер-бюджетов;
Бюджетный процесс – регламент составления и исполнения финансовых планов.

Какие задачи решает бюджетирование в 1С

В 1С связка блоков управленческого учета и бюджетирования дает возможность:

• планировать доходы и расходы;
• выявлять материальные риски;
• предотвращать негативные сценарии;
• экономить ресурсы.

Финансовое планирование и контроль

Оценить перспективы и потенциальные угрозы для бизнеса позволяют:

• Моделирование финансовых планов. Прогноз строится исходя из оценки ресурсов и шансов на привлечение дополнительного капитала.
• Контроль трат. Можно настроить по разным временным периодам и любым доступным аналитическим и параметрическим показателям. Работает при подаче заявки на расходование денежных средств.
• Сравнение планов и фактов. Соотношение фактических доходов и расходов с прогнозными значениями.

Анализ и прогнозирование

Необходимый механизм для создания и корректировки стратегии развития. Помогает оценить текущую ситуацию и влияние на ее возможных изменений среды. 

Для этого требуется:

• Обозначить цели, к которым стремится предприятие;
• Собрать вводные о текущем состоянии бизнеса и факторах, влияющих на него.
• Создать базовый сценарий развития в разрезе текущих обстоятельств;
• Разработать альтернативные варианты на случай изменений внешней среды, стратегии и т.д.
• Внести все сценарии в 1C и провести реконструкцию каждого, оценивая их влияние на характеристики компании.
• Проанализировать результаты, выбрать оптимальный сценарий.

Оптимизация ресурсов

Сокращение материальных и временных издержек обеспечивают диагностика и мониторинг процессов.

Оценка эффективности подразделений и активов помогает устранить слабые места. Создание финансового плана для каждого направления позволяет проверять расходы, оперативно отмечать отклонения и вносить доработки.

Какие программы 1С включают блок «Бюджетирование»

Многокомпонентная подсистема охватывает экономические и хозяйственные операции.  Поскольку далеко не все предприятия имеют сложные внутренние процессы, блок бюджетирования предусмотрен только в программах 1С Комплексная автоматизация, ERP и Управление холдингом. Набор встроенных инструментов отличается в зависимости от сложности конфигурации и потребностей бизнеса.

1С: Комплексная автоматизация

Бюджетирование в 1С: КА имеет базовый набор инструментов:

• Контроль расходов денежных средств. Можно настроить для любого периода. Доступно три вида: информационный, разрешающий, дополнительно ограничивающий.
• Моделирование финансовых планов. Количество используемых моделей не ограничено. Присутствует индивидуальная настройка с использованием подчиненных бюджетов. Глубина детализации регулируется;
• Сравнение фактических и плановых критериев в бизнес-модели. Источником могут послужить любые учетные сведения, содержащиеся в системе.
• Анализ бизнес-модели. На основе на трех типов отчетов: бюджет, сравнение сценариев, план-факт;
• Скользящее планирование. План на каждый период последовательно обновляется в зависимости от актуальных данных и обстоятельств.

Есть опция ограничения доступа к сведениям в соответствии с установленными правами пользователя. Это обеспечивает конфиденциальность информации и сохранение коммерческой тайны.

1С:ERP

В 1С ЕРП возможности бюджетирования расширяются. Помимо функционала «младшей» 1С:КА, доступно: 

• Регламентирование бюджетного процесса. Планирование расписано поэтапно. Введена персональная ответственность исполнителя задач;
• Оценка исполнения бюджетного процесса. Представляет собой отдельное рабочее место для мониторинга показателей по задачам и загруженности персонала.

1С: Управление холдингом

В этой конфигурации блок адаптирован под нужды компаний со сложной структурой.
В числе доступных инструментов:

• Встроенный табличный конструктор. Операции с бюджетными моделями любой сложности. Расширенная аналитика показателей.
• Единый интерфейс планирования. Ввод, согласование, моделирование и анализ происходят в одной сводной таблице.
• Бюджетирование инвестиционных проектов. Ключевые параметры эффективности рассчитываются автоматически.
• Многомерный анализ данных. Одна форма отображает несколько связанных областей в наглядном формате диаграмм, виджетов и т.д.

Также есть информативный механизм согласований и оповещений. С его помощью можно визировать и комментировать документы, привлекать к процессу пользователей, которые изначально в нем не участвовали.
Предусмотрена рассылка уведомлений о задачах по электронной почте. Чтобы принять или отклонить бюджет достаточно ответить на такое письмо, в программу входить не нужно.

Автоматизация бюджетирования в 1С. Модели внедрения

Существует два подхода к интеграции.

1. Выбор программного продукта для автоматизации существующей бюджетной модели. ПО настраивают и адаптируют под готовые, уже работающие регламенты и методы.

Преимущества:

• Описание порядка бюджетирования уже есть в электронном формате, т.к. изначально реализовано в виде табличной системы;
• Разработка технического задания идет на основе существующих схем;
• Внедрение занимает меньше времени.

Недостатки: 

• • Есть вероятность, что бюджетную модель невозможно автоматизировать в исходном виде;
  • Перенос существующих процессов в 1С без доработок сделает их неудобными;
  • Перенос табличной системы снизит функциональность 1С;
  • На начальном этапе проекта растет нагрузка на сотрудников, поскольку они переносят данные в 1С и продолжают работать таблицах.

2.Формирование бюджетной модели под ПО. В отличие от первого варианта, здесь компания сначала выбирает конфигурацию 1С, а потом разрабатывает финансовую модель и процессы с учетом ее возможностей.

Преимущества: 

• Если встроенная модель бюджетирования соответствует потребностям бизнеса, внедрение происходит легче и быстрее;
• Можно «с нуля» разработать оптимальную систему.

Недостатки:

• Внедренное ПО не оправдает ожидания;
• Составленная бюджетная модель не подойдет для полноценной работы;
• Проект автоматизации окажется сложнее, чем планировалось, что увеличит сроки его реализации и стоимость.

Инструменты конфигураций 1С для автоматизации финансового планирования и бюджетирования повышают эффективность корпоративного управления. 

Выбрать подходящую программу поможет демонстрационный показ. Оставьте заявку на бесплатную консультацию в Binom Systems, чтобы протестировать бюджетную модель для вашей компании.

Как внедрить блок «Бюджетирование» в компании?

Основные фазы одинаковы независимо от подхода к интеграции.

Подготовительный этап

Прежде чем приступить к непосредственно к проведению доработок, необходимо:

• Определить цели автоматизации;
• Проанализировать бюджетные процессы. Если предстоит их разработка с нуля – составить требования к модели и регламенту.
• Выбрать подходящее ПО и подрядчика;
• Сформировать рабочую группу для управления проектом;
• Утвердить устав и методологию проекта, распределить ответственность.

Этап разработки и настройки

Здесь происходит конструирование будущей системы, ее апробация и введение в эксплуатацию.
Разработчик проводит:

• Прототипирование;
• Создание функциональной модели;
• Тестовую интеграцию;
• Внесение корректировок;
• Внедрение в работу;
• Финальную настройку.

Этап обучения и тестирования

Без предварительной подготовки сотрудники будут ошибаться в работе. Это скажется на операционных процессах, расчетах и аналитике. Итогом могут стать неверное управленческое решение и убытки.  Избежать этого поможет обучение.
Оно включает в себя:

• Тренинги с участием экспертов компании-интегратора;
• Практическую отработку навыков, решение задач и кейсов;
• Тестирование сотрудников, проверка уровня знаний.

Этап запуска и поддержки

Здесь план действий индивидуален. Много зависит от выбранной бюджетной модели и конфигурации.
Универсальными и обязательными являются три пункта:

• Создание линии техподдержки пользователей;
• Разработка инструкций и гайдов для сотрудников по их участкам работы;
• Сбор обратной связи от линейных сотрудников для выявления и устранения скрытых ранее недостатков. 

Подробнее о плане внедрения 1С, методах и этапах мы писали ранее.

Уже готовитесь к работе с новым ПО? Узнайте, как провести интеграцию так, чтобы работники не саботировали нововведение. Скачивайте практическое руководство в нашем телеграм-канале!

Преимущества и недостатки бюджетирования в 1С

Одно из достоинств блока – гибкость и адаптивность. Он позволяет учитывать отраслевую специфику и потребности компании в процессе финансового планирования.
В числе преимуществ также: 

• Централизованное управление бюджетами разных подразделений или проектов в одной системе;
• Автоматические расчеты планов на основе исходных данных и прогнозных метрик;
• Контроль исполнения бюджета в режиме реального времени;
• Разнообразие отчетов для оценки работы и оптимизации показателей;
• Интеграция с другими финансовыми и управленческими модулями.

При этом у подсистемы есть и определенные недостатки. Например, сложность внедрения и настройки. Также работа с блоком требует от сотрудника определенной подготовки. В противном случае неизбежны ошибки и снижение качества данных. Расчеты и аналитика на основе некорректных цифр могут привести к неправильным решениям. 

Все это нивелирует правильная подготовка к внедрению, обучение персонала, а также качественная поддержка со стороны компании-интегратора.