Один из наших клиентов является некоммерческой структурой и занимается внутриполитическими вопросами между союзными государствами. Из-за специфики работы стандартные инструменты систематизации деятельности замедляют внутреннюю и внешнюю коммуникацию.
У заказчика громоздкая база внутренней и внешней документации. Из-за большого объёма и отсутствия навигационной иерархии работать с такими файлами тяжело. Затрачивалось достаточно много времени на документооборот. Было согласовано ТЗ по систематизации имеющейся базы, созданию новой SQL и корректному переносу информации.
В программе заказчика внутри документооборота реализована возможность загрузки файлов из внешней базы. Теперь все файлы перегружаются из общей базы в отдельное хранилище данных. Это позволило очень сильно сократить размер необходимого пространства, упростилось резервное копирование и существенно повысилась скорость работы.
Для обычного пользователя внешне ничего не изменилось. Но все старые файлы ежедневно переносятся в файловое хранилище, согласно регламентному заданию. При открытии файла его карточки и свойств по умолчанию стоит настройка хранения во внешнем хранилище. Программа распознает местонахождение документа автоматически с помощью специально написанного кода.
Итогом произведённых действий стало упрощение документооборота и ускорение рабочих процессов, отправка корректной корреспонденции, более быстрое взаимодействие с каждым сотрудником Комитета.
Под требования заказчика реализованы следующие задачи:
сокращён размер файловой базы;
упрощён процесс копирования, регламентных операции и обслуживания;
база работает в ускоренном режиме на входящие и исходящие команды;
сделано постоянное сканирование на актуальность и перенос старых файлов;
организована рассылка отчетов по дате и удаление устаревших данных.
Остались вопросы?
